Automatisk plattform for gjennomføring av medarbeider-undersøkelser i staten (MUST)

Bakgrunn

STAMI (Statens Arbeidsmiljøinstitutt) er finansiert av Arbeids- og inkluderingsdepartementet. Organisasjonens visjon er å forbedre og beskytte ansattes velvære ved å bidra til å bygge positive arbeidsmiljøer som forebygger sykdom og fremmer god helse. Den søker å finne sammenhenger mellom arbeid, velvære og helse, for å identifisere risikofaktorer og tilby forebyggende tiltak der det er nødvendig.

Hvert år er STAMI involvert i over 60 forskningsprosjekter, og samarbeider med flere partnere for å dekke hele opplevelsen av nordmenns arbeidsliv. Ett spesielt prosjekt som involverte HR-forskning krevde en mer sofistikert og teknisk undersøkelsesløsning. STAMI bestemte seg for å samarbeide med MI Pro for å bruke dens sikre innsamlingsplattform for å hjelpe til med dette arbeidet og lette presset på det interne IT-teamet.

Prosjektet

Bakgrunn

Direktoratet for forvaltning og økonomistyring – mer kjent som DFØ – samarbeider tett med offentlige organisasjoner for å tilby medarbeiderundersøkelser.

Den hadde imidlertid ikke kompetansen internt til å bygge en moderne, vitenskapelig robust undersøkelse som overholdt gjeldende regelverk og krav, som GDPR og universell utforming. De ba derfor STAMI for å hjelpe til med å lage undersøkelsen den trengte, for å utnytte organisasjonens omfattende kunnskap innen HR-forskning.

Utfordringene

De viktigste utfordringene STAMI måtte overvinne var som følger:

• Organisasjonen har en relativt liten IT-avdeling. For å unngå flaskehalser trengte den smarte løsninger for å effektivisere prosesser der det var mulig.
• Data- og IT-sikkerhet er avgjørende i all forskning utført av STAMI; de trengte en løsning som fulgte alle nødvendige standarder.
• Krav til at undersøkelsene kom til å endre seg gjennom hele prosessen.
• Programvaren trengte for å imøtekomme universell utforming og automatisk bruke dette når undersøkelser ble opprettet.
• Når en respondent begynte på undersøkelsen, måtte de fylle ut alle feltene. Med 70+ spørsmål førte dette til et høyt frafall.
• Den eksisterende løsningen krevde mye manuell input fra forskere, noe som medførte risiko for både tekniske og menneskelige feil.
• STAMI måtte opprette en ny undersøkelse hver gang et nytt prosjekt skulle settes opp
• For å møte disse utfordringene og levere data av høy kvalitet til DFØ, effektivt og kostnadseffektivt, så STAMI etter samarbeid med en teknologileverandør som kunne bidra til å modernisere sin eksisterende løsning.

Formål

Å bygge en moderne, robust og sikker IT-løsning for bruk av HR-forskere.

Kravene

STAMI satte følgende krav, programvaren måtte:

• Være enkel å implementere for å frigjøre IT-avdelingens tid.
• Håndtere samtykke automatisk gjennom Altinn
• Vær et skybasert system som kan integreres i STAMI Secure Zone – et lukket nettverk hvor data lagres.
• Være enkelt og lett å bruke av forskere med minimal IT-erfaring.
• Ha en automatisk arbeidsflyt for å sende rapporter tilbake til DFØ.
• Ha en selvbetjeningsportal for sluttbrukere og STAMI.

Løsningen

STAMI og MI Pro utviklet i samarbeid en ny automatisert løsning for å:

• Gi en integrasjon med Altinn, gjennom en tilpasset modul kjent som Altinn Integrasjons Punkt (AIP).
• Send den automatiske registreringen av samtykke gitt i Altinn til MI Pro-plattformen.

MI Pro brukte deretter sin avanserte teknologi til å:

• Sørge for at undersøkelser og rapporter var universelt utformet. Det ble gitt mye oppmerksomhet til visualisering for å sikre at alle seere kunne lese og behandle informasjonen. For blinde respondenter var det for eksempel en funksjon som kunne lese informasjonen høyt.
• Gjøre det mulig å endre undersøkelsen etter at den ble lansert. Tidligere måtte STAMI bruke et Excel-ark for å gjøre justeringer manuelt.
• Aktivere en undersøkelse som kan startes på datamaskinen, flyttes til en mobil og fullføres på et nettbrett, slik at deltakerne kan fortsette undersøkelsen der de slapp.
• Tilrettelegge en selvbetjent portal der bedriftens HR-team selv kunne bestille en undersøkelse:
  • Velg mellom en rekke moduler, som automatisk vil bygge det relevante spørreskjemaet.
  • Last opp en Excel-fil med alle ansatte, spesifiser deres e-post og deres hierarkiske avdelingsposisjon.
  • Sette dato for når invitasjonene til de ansatte skal sendes.
  • Hente de ferdige rapportene
• Opprett automatisk PowerPoint-rapporter, basert på organisasjonens avdelingshierarki:
  • Avhengig av avdelingsstruktur og størrelse lages det ulike rapporter. For å bevare anonymiteten vil granulariteten og typen diagram/lysbilde automatisk bli valgt.
  • Skreddersydde rapporter kan opprettes på bare noen få minutter, avhengig av enhetsstørrelse kan dette være flere hundre i antall.
  • PowerPoint-rapportene ser både flotte ut og inneholder alle nødvendige WCAG (Web Content Accessibility Guidelines). Et «revolusjonerende» samarbeid med et designbyrå, samt et selskap som spesialiserer seg på universell tilgang, muliggjorde alle diagrammer, tabeller og figurer for automatisk å få alternative representasjoner som en skjermleser kan fange opp.

Illustrasjon:

Eksempler på PowerPoint rapporter tilpasset den enkeltes organisasjonsnivå samt også WCAG tilpasse

Hva har resultatene vært?

Siden lanseringen av prosjektet i april 2022 har flere hundre virksomheter fullført undersøkelsen. Ved å bruke MI Pro-plattformen har STAMI kunnet gi DFØ den informasjonen den trengte, raskt, enkelt og til den høye standarden som forventes av organisasjonen.

"Teamet hos MI Pro er veldig "løsningsinnstilte". Erfaringen deres er tydelig i det de leverer, og de er alltid villige til å hjelpe der det er mulig. Siden vi bare har et lite IT-team, er det flott å ha denne utvidelsen av støtten.

Til syvende og sist får MI Pro oss til å føle oss viktige, vi får den oppmerksomheten vi trenger, når vi trenger den. Det har ikke vært et tradisjonelt kunde-leverandørforhold, det har vært et partnerskap.»

Einar Schøning, IT-direktør, STAMI

Hva blir det neste?

Hovedfordelen med løsningen MI Pro leverte for dette spesielle prosjektet er dens anvendelighet. Fleksibiliteten, brukervennligheten og kraften til MI Pro-plattformen gjør at den kan brukes av andre avdelinger innen STAMI, av private organisasjoner i Norge og utenfor. Investeringen med MI Pro har vært svært kostnadseffektiv for STAMI og lar dem se etter andre måter å utvide omfanget av denne forskningen på, for å identifisere nye trender og gi større effekt for kundene.